El calendario de pagos es Definición, tipos, uso, mantenimiento y ejemplo

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Última modificación: 2024-02-12 06:01

El calendario de pagos es el componente principal de la planificación financiera operativa de cualquier organización. De otra manera, se llama un plan de flujo de efectivo. Se elabora un calendario de pago de acuerdo con la regla, según la cual todos los gastos están respaldados por fuentes de dinero válidas. Esta herramienta refleja los flujos de efectivo reales tanto en términos de ingresos como de gastos. En nuestro artículo, consideraremos la definición, los tipos de calendario de pago, tocaremos los problemas de uso y mantenimiento, y también daremos un ejemplo de su diseño.

Categoría de planificación financiera

Hoy en día, la construcción de planes financieros ocupa una posición importante en el sistema de gestión de recursos financieros de la estructura. En el proceso de planificación, los jefes de las organizaciones tienen la oportunidad de evaluar el estado de los recursos financieros, identificar formas de aumentar la cantidad total de dinero y direcciones para su uso más efectivo. Al mismo tiempo, las solucionesplan de gestión se basan en el análisis de la información financiera.

El calendario de pagos es un plan para gastar y recibir dinero. Se está desarrollando para el próximo año, y el desglose por mes es relevante. En otras palabras, es el presupuesto de flujo de dinero. El calendario de pagos incluye solo una base general para administrar los flujos de efectivo de una empresa. Durante un período mensual, estos flujos pueden caracterizarse por un alto nivel de inestabilidad y dinámica. El control operativo y la gestión de los recursos financieros pueden ayudar a eliminar estas deficiencias.

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La gestión de los recursos financieros en las condiciones modernas es un elemento integral que le permite tener éxito en los negocios. Una empresa que monitorea con rapidez y precisión la dinámica de gastos, ingresos y otros indicadores financieros clave, de una forma u otra, debe tener suficiente base de información para tomar las decisiones financieras y de gestión correctas que son necesarias para el crecimiento de la empresa.

La gestión financiera operativa debe entenderse como un conjunto de medidas tecnológicas, organizativas y metodológicas que aseguran plenamente la gestión de las transacciones financieras corrientes, así como de los recursos financieros de la organización. Se trata del corto plazo. Por lo general, este período no supera un mes. La gestión de recursos operativos, a diferencia del sistema de presupuestación, planifica los pagos de la forma más detallada, es decir, de acuerdo con el propósito del pago ycontraparte relevante. Utiliza detalles significativos de los plazos de planificación (hasta un día).

Tareas reales

El calendario de pagos es la principal herramienta asociada a la gestión operativa de las finanzas de la estructura. Es un documento de planificación que proporciona la gestión diaria del gasto y la recepción de los recursos financieros de la empresa.

Planificar un calendario de pagos le permite resolver las siguientes tareas:

Reducir las opciones de pronóstico para el plan de gasto y recepción de dinero (hoy en día se acostumbra distinguir tipos optimistas, pesimistas y realistas) a una tarea real relacionada con la formación de flujos de efectivo de la empresa dentro de un período mensual.
Sincronización de flujos de efectivo de tipo negativo y positivo, y en la medida de lo posible. Vale la pena señalar que es capaz de aumentar el nivel de eficiencia del flujo de caja de la empresa.
Compilar un calendario de pagos le permite garantizar la prioridad de los pagos en efectivo de la estructura de acuerdo con el criterio de su impacto en el rendimiento financiero.
Asegurar la necesaria liquidez absoluta del flujo de caja de la estructura, y en la máxima medida. De otra forma, se le puede llamar mantener y aumentar el nivel de solvencia en el corto plazo.
Inclusión de la gestión del flujo de caja en el sistema de control operativo (y, por tanto, seguimiento real) del trabajo financiero de la empresa.

¿Qué beneficios tieneherramienta?

Al implementar un calendario de pago de recibos y egresos, la organización tiene los siguientes beneficios:

La posibilidad de predecir el estado de la empresa en términos financieros se está volviendo relevante.
El nivel de transparencia de los procesos de gestión en relación con los gastos e ingresos de la organización va en aumento.
Aumenta la validez y flexibilidad de las decisiones ante cambios en las condiciones económicas de la empresa.
El grado de fiabilidad y confianza en la estructura por parte de la organización matriz, los inversores y los acreedores está aumentando.
Se está optimizando la política crediticia de la empresa.

Objetivo clave

El objetivo principal del calendario de pagos es crear un cronograma de flujos de efectivo para el próximo período. Como regla general, varía de un par de días hábiles a un mes. El cronograma debe garantizar el reembolso de todos los pagos actuales, minimizar el exceso de dinero en las cuentas y, por supuesto, evitar brechas de efectivo.

Contenido de categoría

¿Cómo hacer un calendario de pago? Es importante señalar que su contenido puede ser diferente. Todo depende principalmente de las preferencias de los empleados interesados y de los detalles del negocio. Sin embargo, debe incluir datos relacionados con las entradas y salidas, así como los saldos de efectivo planificados (normalmente desglosados por fuente y día).

Ejemplo de calendario de pago

Usando la siguiente tabla, considere un ejemplo de esta herramienta diseñada para una tienda de autopartes. Para que sea conveniente percibir la información, el mantenimiento del calendario de pago se muestra por 5 días hábiles, y no por un período mensual.

Nombre del indicador	Total de una semana	Día 1	Día 2	Día 3	Día 4	Día 5
El saldo de dinero para el comienzo. semanas	39 649	39 650	50 835	–53 029	–13 650	53 711
Flujo positivo	736 495	147 299	147 299	147 299	147 299	147 299
Ingresos por venta de repuestos (incluidos)	736 495	147 299	147 299	147 299	147 299	147 299
Flujo negativo	712 379	136 114	251 163	107 920	79 938	137 244
Esto incluye las siguientes categorías: Pago por el alquiler del local	5359	5359
Deber del Estado con el poder judicial	9660	9660
Entrega de carga	8732	8732
Salarios de empleados	71 666	71 666
Software, equipo de oficina, computadoras	29 230	29 230
Montar un cartel publicitario	11 530	11 530
Impuesto sobre la renta	5190	5190
Mantenimiento y reparación de cajas registradoras	800	800
Pago por suministro de autopartes	531 626	106 325	212 650	95 693	53 163	63 795
Funciones de seguridad del personal	2000	2000
Contribuciones al plan social	12 483	12 483
Seguro	14 400	14 400
Servicios bancarios	2500	370	370	370	370	1020
Servicios de comunicación	2505	2505
Necesidades económicas	1090	327	763
Energía eléctrica	3607	3607
Flujo de caja neto	24 116	11 185	–103 84	39 379	67 361	10 055
Saldo fin de semana	63 765	50 835	–53 029	–13 650	53 711	63 766

Comentarios

La información relacionada con la distribución de los gastos en el tiempo, de una forma u otra, ayudará a encontrar los momentos de mayor riesgo (en cuanto a la aparición de brechas de caja) e implementar medidas para redistribuir la carga de los pagos (por ejemplo, repartidos en diferentes períodos de pagos de salarios y transferencias de pagos de impuestos al presupuesto del Estado, utilizar el préstamo de manera oportuna, etc.). Entonces, en el ejemplo anterior, para el próximo período de tiempo, se espera recibir un flujo de efectivo positivo igual a 736,495.40 rublos. El flujo de caja negativo para la semana es RUB 712.379,27

Cálculo del flujo neto

Por lo tanto, el flujo de caja neto será igual a 24.116,13 rublos. (aumento del saldo de 39.648,96 rublos a 63.765,09 rublos). Si distribuimos los flujos de efectivo tanto positivos como negativos planificados de acuerdo con los días (en función de las facturas de pago que se emiten, así como de las condiciones de pago previstas en los contratos), resultará que en al final del segundo día, la estructura tendrá un déficit de efectivo, cuyo monto será de 53,029.35 rublos. Para eliminarlo, es necesario transferir parte de los pagos planificados (por ejemplo, pago de productos comerciales comprados a proveedores o la compra de equipos de oficina, muebles) al día siguiente. Si este arreglo no es posible, debe utilizar un préstamo bancario a corto plazo en forma de sobregiro.

Clasificación de categoría

Analicemos los principales tipos de calendario de pagos. Se considera que la forma más común de la herramienta, que se utiliza en la planificación operativa de los flujos de efectivo de la empresa, es su formación en el contexto de las siguientes secciones:

Calendario de las próximas entradas de efectivo.
Calendario de pagos a realizar.

Si el tipo de flujo de efectivo planificado es unilateral (exclusivamente negativo o solo positivo), el calendario se desarrolla en forma de una sola sección correspondiente.

Entre las principales variedades de la herramienta cabe destacarlo siguiente:

Calendario fiscal. Dicho documento de planificación se elabora para la empresa en su conjunto. Por regla general, contiene una sola sección denominada "calendario de pago de impuestos". Los pagos de carácter reembolsable por recálculo de impuestos de dinero se incluyen de acuerdo a las normas en el calendario de cobro de cuentas por cobrar. Este calendario de pago indica los montos de todo tipo de impuestos, tasas y otros pagos de impuestos que son transferidos por la empresa a presupuestos de diversos valores, así como a fondos extrapresupuestarios. Cabe señalar que se suele elegir como fecha natural de pago el último día del plazo establecido para la transferencia de impuestos de todo tipo.
Calendario de cobro de cuentas por cobrar. Este tipo de calendario de pagos suele estar formado según la estructura en su conjunto, aunque si existe una unidad especializada, en particular un departamento de crédito, puede cubrir la agrupación de pagos exclusivamente de este centro de responsabilidad.

Otras especies

Además de lo anterior, existen los siguientes tipos de categorías:

Calendario para el servicio de préstamos financieros. De acuerdo con la práctica internacional actual sobre informes y pronósticos de flujos de efectivo, el servicio de dichos préstamos se refleja en el trabajo operativo de la empresa, y no en el financiero.
Calendario de pago de salarios. Dicha herramienta se desarrolla, por regla general, en empresas que utilizan un cronograma de múltiples etapas para el pago de salarios a los empleados de diversos estructuras.unidades (departamentos, sucursales, talleres, etc.).
El calendario (presupuesto) en el que se forman los inventarios se desarrolla de acuerdo con las normas para los correspondientes centros de costos, es decir, para determinadas unidades estructurales que implementan el apoyo a la producción en los términos material y técnico.

Calendario de gastos de gestión

Otro tipo de herramienta es el presupuesto (calendario) de gastos de gestión. Cabe señalar que su composición refleja:

pagos relacionados con la compra de material de oficina;
equipos de oficina y programas informáticos no incluidos en el activo no corriente;
pagos por gastos postales y de comunicación;
gastos de viaje;
otros artículos relacionados con la gestión empresarial.

Es importante señalar que aquí se exceptúan los costos laborales de los empleados que desarrollan actividades profesionales en el departamento de administración y gestión.

Calendario de ventas de productos

En conclusión, considere el último tipo de presupuesto, que se considera uno de los principales. Hablamos del calendario de pagos por la venta de productos comercializables. Esta forma de información se desarrolla, por regla general, en el contexto de los centros de beneficio o de ingresos de la empresa. Dicho calendario de pagos contiene dos secciones: "calendario de gastos" y "calendario de recibos". La primera sección muestra la recepción de dinero como resultado de pagos en efectivo por el producto. Si el centro de responsabilidad correspondiente proporciona el control de la recogidacuentas por cobrar según liquidaciones con compradores de un producto comercial, entonces esta sección también refleja este tipo de ingresos. La segunda sección muestra los costos de marketing, publicidad, mantenimiento de la red de distribución, etc.

Vale la pena señalar que no hemos considerado todas las variedades actualmente conocidas de la categoría. Por lo tanto, existe un calendario de pagos para crear una cartera de inversiones en efectivo a largo plazo, un presupuesto de capital (calendario de pagos) para implementar un programa de inversión real, un presupuesto de capital (calendario) para proyectos de inversión individuales, etc.