La gestión de documentos es un eslabón importante en el trabajo de oficina

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Última modificación: 2024-02-12 06:10

El flujo de trabajo se entiende como las reglas mediante las cuales se promueven las soluciones firmadas dentro de una empresa o institución desde el momento en que se reciben para el almacenamiento de archivos. La base de este concepto es la recepción de un documento, su consideración, transferencia a los órganos ejecutivos, medidas organizativas para la ejecución, certificación, ejecución, almacenamiento.

Este es un proceso que tiene en cuenta las instancias del movimiento del documento junto con la velocidad de su movimiento a través de estas instancias. El flujo de documentos es un proceso que debe estar correlacionado con las actividades de información del aparato administrativo, documentando cada decisión individual, almacenando los documentos recién recibidos.

Un gran número de deficiencias en las actividades de muchos aparatos administrativos está relacionado precisamente con la mala organización del movimiento de documentos. Por ejemplo, el proceso de circulación de un documento de decisión gerencial debe incluir tres componentes obligatorios:

• apoyo informativo para la decisión que se está tomando (esto incluye información confiable,confirmando la corrección de la decisión);
• documentar la decisión en sí (documento reglamentario);
• control sobre la implementación (que incluye la organización del trabajo propuesto, los métodos para completar la tarea, el cumplimiento de las condiciones y los plazos).

Como puede verse en el ejemplo anterior, el flujo de trabajo es la recopilación de información sobre la base de la cual se emitirá una decisión administrativa; preparación de la decisión en sí, incluida la edición, la coordinación, la redacción hasta la aprobación. Todas las etapas anteriores requieren el movimiento del documento no solo entre las divisiones estructurales de la empresa, sino también entre los ejecutantes, desde técnicos, especialistas hasta gerentes. La conclusión de este ejemplo es la siguiente: cuanto mayor sea la velocidad de movimiento del documento, mayor será la calidad de su ejecución en cada etapa específica, mejor será el proceso de gestión de la empresa en su conjunto.

El término en sí apareció en la literatura ya en la década de 1920. Entonces se creía que el flujo de trabajo es la organización del trabajo dirigida a la construcción racional del aparato estatal en su conjunto, la distribución de responsabilidades entre varios actores y servicios. En 1931, el Instituto de Tecnología de Gestión hizo el primer intento de regular los principios uniformes de la organización del trabajo de oficina. Se establecieron las reglas según las cuales se debe llevar a cabo la aceptación y entrega de documentos, las reglas de ejecución y la regulación de la firma. Las siguientes etapas de desarrollo económico recibieron regulación legislativa de tal concepto comotrabajo de oficina, donde el énfasis principal estaba en las operaciones técnicas individuales. El programa de gestión de documentos no se mencionaba en estos actos legislativos, aunque de hecho todo se reducía a organizar el movimiento de documentos. A partir de 1974 se firmó el documento principal que regula todo el proceso de gestión documental, el cual aún se encuentra vigente.

Esta ley se denomina "Sistema Unificado de Gestión de Registros Estatales" (USSD), cuyos párrafos están dedicados a la organización del movimiento de documentos, los métodos tecnológicos de su procesamiento y las reglas de aplicación. Esta colección formula la regla básica: "El flujo de documentos es el movimiento operativo de un documento a lo largo del camino más corto, incluido el tiempo mínimo y los costos de mano de obra". Solo aplicando en la práctica la norma aprobada, se puede contar con mejorar la vida de la población del país, el crecimiento de la economía del estado.

Para lograr estos objetivos, se necesitan líderes inteligentes, disciplinados y responsables, para quienes la introducción de un flujo de trabajo basado en el USSD será una cuestión de honor y conciencia.