Normas y reglas básicas de etiqueta comercial para un oficinista y funcionario

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Última modificación: 2024-02-12 06:02

Cuando comience a trabajar, pronto se dará cuenta de que la capacidad de seguir las reglas básicas de la etiqueta comercial contribuye al éxito profesional en cualquier campo y se valora tanto como las cualidades comerciales. Le ayudará a encajar fácilmente en cualquier equipo y ganar rápidamente credibilidad con los colegas y la gerencia, especialmente si logra captar rápidamente la diferencia entre la etiqueta comercial y secular y aprende a elegir la línea correcta de comportamiento.

Etiqueta empresarial básica

Los buenos modales en una oficina u oficina gubernamental son algo diferentes de lo que se considera decente (habitual) en el exterior.

• Si el líder es un hombre, las mujeres no deben esperar que se levante cuando entren a la oficina. Aunque entre los jefes hay hombres bien educados que tienen esta costumbre llevada al nivel de un reflejo y que siempre se levantan cuando una dama entra en la habitación, esta es una excepción. Y que sea agradable, pero aun así un tono secular en el trabajo es inapropiado. En la oficina,en una agencia gubernamental, el jefe entra primero por la puerta, y cuando estás en un viaje de negocios, él se sube al auto primero.
• Las palabras "gracias" y "por favor" en un entorno laboral son aún más deseables que en la "vida social". Agradezca a sus colegas por cualquier servicio, incluso el más insignificante, y no se olvide de la "palabra mágica" cuando haga una solicitud o simplemente transmita una orden de sus superiores a uno de los empleados.
• Sonríe siempre cuando saludes a tus compañeros y devuélvelos con una sonrisa.
• Habla con las personas en un tono tranquilo y amistoso y muéstrales señales de atención, independientemente de su género.
• Si el hombre que camina delante de usted hacia la puerta tiene muchos documentos, adelántelo para abrir la puerta y déjelo pasar. La ayuda en el cargo siempre debe ser de aquel a quien le sea más conveniente y conveniente, sin embargo, en las relaciones oficiales existe una clara jerarquía que debes sentir y mantener. Esto no significa que debas ser tímido frente a tus superiores o mostrar mayor atención a cada palabra, no, pero debes darle el debido respeto.

Las reglas aceptadas de etiqueta comercial pueden diferir significativamente no solo en diferentes industrias, sino también en empresas individuales. Sin embargo, hay reglas que deben seguir tanto los trabajadores de oficina como los empleados del gobierno. Entre ellos se encuentran la observancia de la puntualidad, el cumplimiento de la imagen de la empresa en la confección, la capacidad de guardar secretos y la capacidad de dejar los problemas personales fuera del trabajo. Hablemos de cada una de estas reglas con más detalle.

La necesidad de hacer todo a tiempo

Las reglas de etiqueta comercial en una oficina, una agencia gubernamental requieren que siempre llegue a tiempo al trabajo y complete todas las tareas a tiempo. Las demoras, los retrasos en el trabajo que debe entregarse exactamente en el tiempo prometido son inaceptables.

Nunca te pierdas una reunión de negocios, llega temprano para no poner en peligro la reputación de la empresa, no solo la tuya. Si necesita llegar tarde, avíselo con anticipación, las autoridades deben estar al tanto de dónde se encuentra. Recuerde que la observancia de la exactitud, la puntualidad en todos los asuntos son reglas indispensables de etiqueta comercial para un funcionario y oficinista, así como una manifestación de respeto por los demás, natural para cualquier persona culta.

Cómo vestirse apropiadamente para la oficina o servicio gubernamental

Se debe seguir el código de vestimenta comercial regular.

• La apariencia de un empleado debe ser coherente con la imagen de la empresa, creando una impresión agradable, y cuando se trabaja en una agencia gubernamental, esto es aún más importante.
• Las mujeres deben usar faldas y vestidos que no superen la rodilla, se permiten trajes de pantalón a la medida. Es inaceptable usar ropa de colores brillantes y llamativos con lentejuelas, pedrería y ropa ajustada para trabajar en la oficina.
• Los hombres deben apegarse a la vestimenta de negocios, usar trajes, pantalones, camisas con o sin corbata. Es mejor excluir los jeans y los suéteres del guardarropa de trabajo.
• Puedes usar para trabajarjoyas modestas que combinen con el atuendo, así como otros detalles del disfraz.

Política de privacidad

Debes ser capaz de guardar los secretos de la empresa, cualquier transacción, sin extender este tema ni con compañeros ni con tus seres queridos. No lea cartas destinadas a otras personas, transmita todos los mensajes personalmente, sin intermediarios ni personas no autorizadas. Si necesita enviar un fax, llame con antelación al destinatario para que esté cerca y pueda recibir personalmente el documento o carta. No mezcles tu vida personal con la laboral, no hables de los problemas de la vida, no busques consuelo ni pidas ayuda a los compañeros. En la oficina es importante mantener la compostura y el buen humor, independientemente del mal humor. Estas reglas de etiqueta comercial para un funcionario del gobierno y un empleado de oficina deben seguirse estrictamente.

Tú y tu jefe

Las reglas de etiqueta comercial para los subordinados implican una apelación remota y desconocida para un gerente. Incluso si el jefe (jefe) es una niña o un joven solo un poco mayor que tú, vale la pena decir "tú". Si estás en la oficina del gerente, y entra un socio comercial u otro jefe, ya sea que te quedes o te vayas, él debe decidir si te pide que te vayas, no hay razón para sentirse menospreciado. Si su jefe alguna vez lo insulta frente a extraños, no responda de la misma manera. Si está molesto, no s alte de la oficina, trate de salir con calma y busque un lugar apartado donde pueda calmarse. NoDiscutir lo sucedido con los colegas. Puede arreglar las cosas con el gerente durante las horas libres, escuchando con calma sus deseos y expresando sus quejas. Cuanto más alto sea el jefe, más difícil será su papel y, en algunas situaciones, es importante recordar las reglas de etiqueta empresarial. Si una persona particularmente respetada necesita ser escoltada por el pasillo de una institución, debe abrir las puertas para dejar pasar al invitado importante y luego pasar junto a él, rezagado solo un cuarto de paso. Si el corredor se bifurca, deberá indicar la dirección con un gesto elegante. Si el pasillo serpentea, puedes decir "Déjame acompañarte" y luego seguir adelante con valentía.

Algunas palabras sobre los malos modales

Existen normas y reglas de etiqueta comercial que son inequívocas para todos los empleados: no lea las cartas de otras personas, hable con moderación y cortesía, sea amable con sus colegas y manténgase alejado de sus superiores. Pero a veces en el trabajo, se hace una excepción a estas reglas, por ejemplo, cuando necesita encontrar un documento en el escritorio de otro empleado que no está allí. El comportamiento general en el servicio y en el cargo debe ser digno, con modales impecables. Constantemente necesita monitorear su comportamiento, cómo camina, se comunica, se sienta. Recuerda que es indecente tocarse la nariz, las orejas, el cabello u otras partes del cuerpo en público.

Lo que nunca se debe hacer en el lugar de trabajo:

• Mastica, hurga tus dientes.
• Morder bolígrafos, lápices, papeles o uñas.
• Corregir maquillaje, manicura, pintar labios en el lugar de trabajo: estas son las reglas básicasetiqueta comercial para una secretaria.
• Bosteza sin taparte la boca.
• Pon los pies sobre la mesa, cruza las piernas

Requerido diariamente:

• Mantén la ropa, el cabello y el cuerpo limpios, usa desodorante, pero no perfume.
• Llevar un pañuelo limpio.
• Cuida tu salud dental.

Estas reglas y deseos son normas indispensables de etiqueta, le permiten convertirse no solo en un buen y valioso empleado, sino también en una persona agradable con la que desea tratar. La apariencia es la mejor forma de demostrar respeto por los demás.

Reglas de buenos modales en el trato con colegas

Cuando comienza a trabajar en la oficina y conoce a sus colegas, comienza a construir relaciones que determinarán el clima en el equipo y los resultados del trabajo común. ¿Cómo comportarse para conquistarlos? Sea amigable con todos, pero no intente acercarse a una persona de inmediato, tómese un tiempo para conocer mejor a las personas. No dude en preguntar a los empleados sobre el trabajo, pero no tenga conversaciones personales con ellos al principio. No te preocupes si no lograste unirte al equipo desde el primer día, no tiene nada de malo. Siempre agradezca a los colegas por su ayuda y recuerde no ir más allá de las reglas de etiqueta de la comunicación empresarial.

Por ejemplo:

• no moleste a sus colegas con sus conversaciones y no interfiera en las conversaciones de otras personas;
• no chismes y no escuches chismes, no escuches a escondidas lo de otras personasllamadas telefónicas;
• no discuta problemas de salud y funciones corporales con colegas;
• no trate de expresar o imponer su opinión personal en ninguna ocasión;
• no regañes a nadie en presencia de extraños, incluso si tienes razón tres veces, de repente perdiste los estribos - discúlpate inmediatamente;
• no pretendas estar más ocupado que los demás, a veces puedes pedir educadamente a tus compañeros que no hagan ruido, pero hazlo educadamente y sin llamar;
• no seas egoísta, en tu celo oficial, trata de no dañar a tus colegas para obtener alguna ventaja o ganarte el favor de tus superiores.

Y la regla principal de la etiqueta comercial, tanto para un oficinista como para un empleado del gobierno, es: “debe ser cortés, discreto, cortés y tolerante al tratar con colegas y gerentes, sin hablar nunca de sus emociones.”

Etiqueta telefónica para secretaria

Las primeras impresiones de una empresa a menudo se hacen por teléfono y es difícil deshacerse de una mala primera impresión. Muy a menudo, cuando llama a una empresa por negocios, puede encontrar una respuesta que no tiene nada que ver con la etiqueta comercial o las simples reglas de cortesía. Algunos empleados contestan el teléfono de la oficina como si estuvieran haciendo un favor, otros no consideran necesario nombrar la empresa o el departamento. Y todos saben lo agradable que es hablar por teléfono después de eso con gente educada que contesta rápido, amablemente y expresa su disposición a ayudar.

Las llamadas telefónicas generalmente las responde la secretaria, pero no solo él, sino que todos los empleados deben conocer las reglas básicas de etiqueta de comunicación comercial, que es importante seguir cuando se comunica por teléfono.

• No haga que la gente espere una respuesta, tome el teléfono de inmediato y responda. Si no puede hablar, pida que le devuelvan la llamada, no haga esperar a la persona que llama. Y poner música en la línea para llenar un hueco se considera de mala educación.
• Inmediatamente después de levantar el teléfono, diga hola, nombre su empresa y preséntese. Si trabaja en una institución grande, debe nombrar un departamento específico para ayudar a la persona que llama a encontrar el camino.
• Cuando se le pregunte el teléfono de otra persona, acepte un mensaje u ofrezca volver a llamar más tarde.
• Durante una conversación, mantén el control y compórtate correctamente incluso con los clientes más tontos. Si la persona está nerviosa, ayúdala a calmarse, pero en respuesta al insulto, simplemente cuelga.
• Cuide su discurso y elija sus palabras, recuerde que la jerga en la comunicación empresarial es completamente inapropiada. Nunca digas "sí" o "bien", solo "sí", "bien" o "por supuesto".
• Sostenga el teléfono en sus manos, no entre el hombro y la barbilla, hable clara y directamente al micrófono, sin pasarse. Y nunca hables con la boca llena.
• Cuando llames, saluda e inmediatamente identifícate y la empresa que representas. Sea cortés, breve y vaya al grano.

Etiqueta comercial en el trato con los visitantes

Empleados gubernamentales y oficinistaslos empleados a menudo reciben clientes en su oficina. Los buenos modales son extremadamente importantes aquí, a la gente le gusta tratar con alguien que les muestre respeto. Las reglas de etiqueta para la comunicación comercial y el comportamiento deben observarse en todo: tanto en recibir al visitante en la puerta, ayudarlo a desvestirse, como en no hacerlo esperar. Si aún tiene que esperar, asegúrese de disculparse, incluso si la culpa de este retraso no es suya, ofrézcale té o café. Salude a las personas con una sonrisa amistosa, trate de hacer contactos informales, pero nunca chismee sobre nada. En la conversación, mantén la distancia, pero sé correcto, cortés y paciente. Acompañe a los visitantes hasta la puerta de la oficina como si fueran sus invitados.

Buen tono en cartas comerciales

Las reglas de etiqueta de la correspondencia comercial afectan tanto la apariencia como el contenido, el contenido de la carta en sí. Antes de escribir, debe elaborar un plan que lo ayude a exponer de manera concisa y clara la esencia del asunto. Al mismo tiempo, es importante tener en cuenta varias reglas obligatorias para llevar a cabo la correspondencia comercial.

1. La carta debe estar escrita correctamente en términos de estilo, ortografía y puntuación.
2. Los mensajes oficiales suelen estar impresos, esto es una señal de respeto por el destinatario.
3. De acuerdo con las reglas de los buenos modales, ninguna de las cartas, a excepción de las gracias, debe quedar sin respuesta.
4. La carta debe tener un formato limpio, se acostumbra escribir cartas comerciales solo en papel blanco A-4.
5. Siempre coloque la fecha en sus cartas en la parte inferior izquierda y deje una firma personal, apellido yiniciales.
6. Al dirigirse, se acostumbra usar la palabra "querido(s)", y cuando se usa el pronombre personal "usted", se escribe con mayúscula.

En conclusión

La perfección se logra a través de la diligencia y la repetición. Esfuércese por la excelencia en todo, proclame las reglas de la etiqueta comercial: en la forma de sostener, en la forma de hablar y moverse, pero no se detenga solo en la manifestación externa de los buenos modales, corrija las deficiencias de su propio carácter, esté atento. a los colegas, aprenda la resistencia y la paciencia, trátese a sí mismo y trate a las demás personas con el mismo respeto. Si trabajas con diligencia, pronto notarás resultados que transformarán tu vida.