El acta de la reunión es un documento que refleja todas las decisiones importantes de este evento. Su redacción incorrecta, tanto en el sentido como en la ejecución, puede dar lugar a que sea impugnada por los participantes en la reunión. Además, existe el peligro potencial de tomar decisiones administrativas incorrectas si las actas de la reunión de producción contienen información distorsionada. Un conjunto de recomendaciones simples lo ayudarán a organizarlo correctamente.
El texto de este documento suele contener dos partes: introductoria y principal. El acta de la reunión (su primera mitad) incluye una descripción de los principales parámetros del evento: cargos, nombre completo. vocales, presidente y secretario. Cuando uno de los presentes tiene un estatus especial (invitado, experto, observador, etc.), así se hace constar también en el documento. Si a la reunión asistieron muchas personas, entonces el acta de la reunión puede contener datos sobre ellas enuna hoja aparte, que es un apéndice inseparable del documento. La sección introductoria termina con la agenda, que contiene una lista de temas bajo consideración. Es conveniente ordenarlas por orden de importancia, pero puede haber otros factores que afecten el lugar en la lista de preguntas. Por ejemplo, la estructura de la agenda puede depender de la relación lógica de parte de sus temas o del empleo de las personas que participan en el evento. El documento en sí está redactado en el membrete de la organización (su división), debe indicarse cuándo tuvo lugar la reunión.
El acta de la reunión en la parte principal debe coincidir con la parte introductoria. En particular, sus puntos deben ir en el mismo orden que en la agenda. El algoritmo para construir un texto que registre información sobre cada punto de la agenda es el siguiente: "escuchado", "hablado", "decidido". La regla principal al escribir esta parte del protocolo es que no debe convertirse en una especie de transcripción.
En particular, el subpárrafo "escuchó" describe quién fue el orador principal sobre el tema, qué propuso al final de su discurso. Según los ponentes, también se indica quién dijo lo que propuso. La decisión fija la posición final de la mayoría de los participantes en la reunión. Si se aprobó por votación, se indica cuántas personas estuvieron a favor, cuántas en contra, así como el número de abstenciones. Dependiendo de la importancia de los temas discutidos, se puede incluir el nombre completo. personas que han tomado una posición u otra.
El acta de la reunión es redactada por el secretario, el documento mismo es firmado por el albacea y el presidente de la reunión. La fuente de información para su compilación son borradores manuscritos, grabaciones realizadas con una grabadora de voz, transcripciones. Si la resolución de los asuntos identificados durante la reunión requiere la autoridad de un funcionario superior que no haya participado en la reunión, se podrá disponer adicionalmente la aprobación de las decisiones por parte de este titular. Un protocolo firmado y registrado se puede enviar como un documento único o como extractos a los funcionarios que están cubiertos por solo una parte de las preguntas.
