Sistemas de archivo: las principales características de la organización

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Última modificación: 2024-02-12 06:05

Los sistemas de archivo son una sección de la gestión de registros que implica organizar el almacenamiento de documentos importantes. Consideremos con más detalle qué es y demos ejemplos de su organización.

Los orígenes del concepto

Desde la antigüedad, varios estados y países no podrían existir sin literatura, escritos y documentos. Esto está interconectado con una serie de conceptos, como inteligencia, mentalidad, espiritualidad, que son de gran importancia en el mundo globalizado de hoy.

Este fue un factor fundamental en la gestión y el derecho, y en general contribuyó a que se hiciera necesario que las personas se ocuparan del almacenamiento y regulación, uso y contabilidad de diversos documentos para preservarlos no sólo desde el punto de vista histórico, pero también desde el jurídico. Por lo tanto, el sistema de archivo, la ley de archivos incluye todos los documentos normativos, metodológicos, personales, estatales, legislativos y muchos otros.

Estos diversos documentos son necesarios para los ciudadanos no solo en sus intereses personales, sino también en los intereses del estado mismo y del país en su conjunto. Para que aumente el indicador del desarrollo del sistema de asuntos archivísticos y de los propios archivos, es necesario garantizar el desarrollo de mecanismos efectivos ymétodos de regulación en esta área.

Definición del concepto

Los primeros sistemas de archivo se formaron en el siglo XIX. El motivo de su creación fue el interés por el mundo de las antigüedades, que surgió a mediados del siglo XVIII y terminó con la creación de un departamento de archivo bajo la dirección del emperador Alexander Pavlovich.

El desarrollo de los archivos en nuestro país está relacionado con la formación de un estado ruso centralizado. En actas y órdenes para los siglos XVI-XVII. había grandes acumulaciones de materiales de archivo, pero en ese momento los documentos aún no se habían convertido en el componente principal del flujo de trabajo actual. Dicho trabajo administrativo se basaba en las normas de las tradiciones de Rusia, las costumbres y la ley rusa en general.

Historia de los archivos en nuestro país

A finales de los siglos XVIII-XIX. aparecieron nuevos y primeros archivos departamentales. Y, por supuesto, gracias a esto, comenzó a aparecer toda una red de archivos judiciales y administrativos en ciudades, municipios y condados. En el siglo XIX, en todo nuestro país, emprendieron la creación de comisiones de archivo de registro, que existían a expensas de las donaciones de zemstvos, dumas de la ciudad y particulares, pero el estado no participó en esto.

El 28 de febrero de 1720, Pedro I establece el Reglamento General, en el que se definen las distintas funciones y cometidos, la estructuración y el funcionamiento de los órganos de gobierno. El reglamento describe todos los procesos de la oficina, contenía un capítulo completo dedicado al almacenamiento de archivos de varios documentos y la creación de unsistemas de archivo. En Rusia, después de la revolución de 1917, apareció la legislación sobre archivos.

En la URSS, la organización de archivos bajo los comités ejecutivos comenzó en 1920, es decir, después del final de la guerra civil y el establecimiento definitivo del poder soviético. Se creó un comité de gestión de archivos, cuya tarea era desarrollar un documento para reorganizar los archivos. El fruto de las actividades del gobierno soviético en esta área fue la formación del Archivo Estatal de la RSFSR. Después de eso, todas las instituciones archivísticas se fusionaron en el Archivo Central y las locales quedaron subordinadas a él.

El impulso para el desarrollo de los archivos fueron los actos reglamentarios legales y administrativos adoptados en 1926. Los sistemas de archivo eran entonces bastante imperfectos. La CEC envió una circular a todos los comités ejecutivos, en la que señaló que "todavía no se ha establecido el tema de la preservación de los archivos, por lo que se están destruyendo y saqueando materiales de archivo". En este sentido, se propuso dotar urgentemente a los archivos de locales apropiados, asignar empleados y comenzar a trabajar en su colección. Fue entonces cuando se crearon los primeros sistemas de archivo de bibliotecas.

Además, el archivo se desarrolló activamente, lo que condujo a la creación de toda una rama de la ciencia y la actividad profesional. Hoy en día, los archivos son instituciones culturales que almacenan la información necesaria en papel y en formato digital.

¿Qué son los archivos municipales?

Este es un numeroso e importantecomponente de la red de instituciones de archivo de la Federación Rusa. Para 2012, el número de archivos municipales en el país superaba los dos mil. Garantizan la seguridad del 25% de los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa.

Los archivos municipales almacenan información sobre todos los eventos importantes en la historia de una región en particular. Son invaluables para los científicos, ya que pueden informar sobre fenómenos culturales raros y casi olvidados, ayudar a descubrir nuevos hechos en la historia rusa. Los sistemas de archivo en las bibliotecas regionales generalmente están cerrados. El acceso a ellos está limitado debido al valor del material.

Así, el sistema de archivo nacional incluye muchos elementos. Ella ha recorrido un largo camino de creación, que se discutió en este artículo.