Cada empresa debe utilizar activamente una herramienta de gestión como la elaboración de presupuestos de ingresos y gastos (en lo sucesivo, BDR). ¿Lo que es? Tratemos de entender este artículo.
Definiciones básicas
Cada entidad comercial tiene su propio sistema BDR, dependiendo de la elección de la estrategia de planificación financiera, así como de las metas establecidas. Por tanto, a la hora de definir BDR, qué es y cuál es su finalidad, es necesario entender que como tecnología de gestión en cualquier empresa, está orientada a la consecución de sus propios objetivos y utilizando sus propios medios y herramientas.
Los presupuestos se preparan tanto para la empresa en su conjunto como para sus divisiones individuales. La presupuestación de ingresos y gastos es un plan de trabajo, coordinado entre todas las unidades estructurales, que combina los presupuestos individuales y se caracteriza por un flujo de información para la toma de decisiones gerenciales en el ámbito de la planificación financiera. En este presupuesto, la utilidad y los flujos de caja planificados se consideran en términos totales. Por lo tanto, respondiendo a la pregunta de si el BDR -lo que es, se puede argumentar que este es el resultado de muchas discusiones, así como la toma de decisiones en el futuro sobre el destino de la empresa, lo que contribuye a su eficaz gestión operativa y financiera.
Los cálculos que se realizan durante la formación del presupuesto, permiten determinar de manera oportuna y completa la cantidad de dinero necesaria para implementar las decisiones tomadas. En este caso, estamos hablando de la formación de fuentes de recepción de estos fondos (por ejemplo, prestados o propios).
Evaluación de la eficacia del BDR
Qué tipo de concepto es este y cómo se puede evaluar, solo se puede juzgar ya en el período panorámico. Así, el efecto del desarrollo presupuestario depende de cuánto se manifieste el grado de flexibilidad de una entidad empresarial, debido a la previsión de los resultados de las acciones gerenciales. La planificación financiera y la elaboración de presupuestos prevén la definición de configuraciones básicas para cada área individual de las actividades de la entidad, así como el cálculo de varias opciones con la preparación de respuestas a cambios probables en el entorno interno y externo.
Funciones presupuestarias
Estas funciones dependen de la fase de formación de BDR y su implementación. Al comienzo del período del informe, este documento financiero es un plan de ventas, gastos y otras transacciones financieras para el próximo año. Al final del período del informe, ya desempeña el papel de un evaluador (medidor), con la ayuda de la cual es posible comparar los indicadores reales y planificados para realizar ajustes en las actividades posteriores de la empresa.
Las funciones de BDDS y BDR son similares y se pueden representar mediante la siguiente lista:
- analítica (corrección de estrategia, replanteamiento de ideas, establecimiento de nuevas metas y análisis de alternativas);
- planificación financiera;
- contabilidad financiera (es necesario considerar y tener en cuenta las acciones ya realizadas en el período anterior para tomar las decisiones correctas en el futuro);
- control financiero (comparación de tareas y resultados obtenidos, identificación de debilidades y fortalezas);
- motivacional (comprensión del plan trazado, castigo en caso de incumplimiento y estímulo al cumplirlo y sobrecumplirlo);
- coordinación;
- comunicación (coordinación de indicadores planificados de las divisiones estructurales de la empresa, búsqueda de compromisos y asignación de ejecutores responsables a uno u otro punto del plan).
Comparación de BDDS y BDR
BDR (presupuesto de ingresos y gastos), así como BDDS (presupuesto de flujo de efectivo) son los principales documentos financieros que se deben presentar, por ejemplo, a una institución bancaria al obtener un préstamo. Sin embargo, hay una diferencia entre los dos:
- BDDS se basa en efectivo, BDR se basa en valores devengados;
- BDR es la planificación de beneficios netos, y se planifican los flujos de caja utilizando BDDS;
- BDR refleja material digital sin impuestos indirectos como el IVA y los impuestos especiales, y en BDDS todos los indicadores se indican teniendo en cuenta estosimpuestos;
- estos dos documentos tienen una estructura diferente: el BDR tiene artículos sobre depreciación y revalorización, y el BDS contiene artículos sobre la recepción y devolución de fondos prestados;
- y, por supuesto, discrepancias en el propósito de estos documentos: el BDR se usa para calcular el costo planificado, la rentabilidad, los ingresos y las ganancias, y el BDDS se necesita para rastrear los flujos de efectivo a través de la caja y las cuentas de liquidación de la empresa.
Las principales etapas del presupuesto en una empresa
La primera etapa es formar una estructura financiera y tiene como objetivo desarrollar un modelo de dicha estructura que permita establecer la responsabilidad de la ejecución del presupuesto en sí, así como el control sobre las fuentes de ingresos y gastos.
La segunda etapa implica la formación de la estructura de presupuestos y se define como un esquema general del presupuesto consolidado de una entidad empresarial. En esta etapa, las partidas de gastos en el presupuesto de la empresa merecen una atención especial.
Con base en los resultados de la implementación de la tercera etapa, se está formando la política contable y financiera de la empresa. En otras palabras, se está creando un conjunto de reglas para la contabilidad operativa y de producción, teniendo en cuenta las restricciones adoptadas en la elaboración del presupuesto y controlando su ejecución.
La cuarta etapa está relacionada con el desarrollo de la orden y los procedimientos de seguimiento, planificación y análisis, en caso de ocurrencia - las razones de su falla.
Y, finalmente, la quinta etapa ya está relacionada con la implementación directa del sistema presupuestario. Incluye trabajo, cuya implementación está relacionada con la preparación de presupuestos financieros y operativos para el próximo período, la realización de un análisis apropiado, cuyos resultados a menudo pueden conducir a algunos ajustes en los presupuestos. Como resultado, los ingresos y gastos de la empresa deben formarse en la cantidad requerida.
Tres enfoques del proceso presupuestario
En la literatura moderna, existen tres enfoques mediante los cuales se forman los artículos BDR:
- de abajo hacia arriba;
- "de arriba abajo";
- combinado.
El primer enfoque se utiliza en grandes empresas donde los jefes de las divisiones estructurales elaboran presupuestos para departamentos o secciones, que luego se reducen a los presupuestos del taller o planta como un todo. Un requisito previo para la organización del presupuesto es la coordinación de los indicadores por parte de los mandos intermedios con la alta dirección de la empresa.
El segundo ejemplo de enfoque BBB muestra que el proceso de presupuestación lo lleva a cabo la alta dirección y la participación de los gerentes de nivel inferior es mínima.
El tercer enfoque es el más equilibrado y evita los efectos negativos de los dos enfoques anteriores.
Las virtudes del presupuesto
Como cualquier fenómeno económico, la elaboración de presupuestos tiene aspectos tanto positivos como negativos. Los beneficios incluyen:
- promueve la motivación y una actitud positivaequipo;
- coordina el trabajo del equipo como un todo;
- gracias al análisis regular le permite ajustar el presupuesto a tiempo;
- es una herramienta para comparar resultados planificados y reales.
Defectos en el presupuesto
Entre las principales deficiencias, cabe destacar las siguientes:
- discrepancias en la percepción de los presupuestos por diferentes personas;
- alto costo y complejidad del proceso presupuestario;
- f alta de motivación presupuestaria si no se comunica a todos los empleados.
