La palabra protocolo está en boca de todos. Los trabajadores de oficina lo escuchan regularmente durante las reuniones, los oficiales de policía lo usan en sus actividades profesionales y los jefes de estado y diplomáticos se ven obligados a cumplir con las reglas dictadas por él. ¿Qué es un protocolo? Lo descubriremos a continuación.
Significado del protocolo
Como muchos otros términos, esta palabra tiene varios significados. Todo depende del campo de actividad en el que se aplique el concepto deseado. Entonces, veamos las situaciones más comunes en las que se acostumbra hablar sobre el protocolo.
Cuando se trata del entorno empresarial, el protocolo es un documento que describe el evento que se está llevando a cabo (reunión, reunión, junta directiva, etc.).
Ya hemos mencionado anteriormente sobre la policía, que también suele redactar un documento similar. En este caso, se sobreentiende el establecimiento del hecho de un crimen o delito.
En el formato internacional, el protocolo es un conjunto de reglas que deben seguirse durante las reuniones oficiales entre funcionarios gubernamentales, así como figuras diplomáticas. Por ejemplo, existe un protocolo de reuniones de los jefesestados o visitar al presidente.
Sin embargo, en este artículo nos centraremos en el concepto de protocolos comerciales.
Actas de reunión
Las reuniones de negocios son una parte integral de todos los procesos en un entorno empresarial. Pueden tener lugar de manera oficial, teniendo en cuenta la hora señalada y únicamente en la oficina. Las citas informales de negocios también son muy populares. En el segundo caso, puede prescindir de la confirmación protocolaria de la conversación. Si la reunión es oficial, debe ser por escrito de acuerdo con todas las reglas.
Las actas son levantadas por el secretario u otra persona con tal autoridad. Para seguir el ritmo de la conversación, trate de elaborar una lista aproximada de los temas que se discutirán en la reunión. También sería útil tener una grabadora de voz para no perderse los detalles, porque el protocolo es una descripción muy detallada de un evento comercial.
Deben registrarse los nombres de los presentes y los ausentes. Usted mismo puede tomar notas sobre la ubicación de todos los que asistieron a la reunión para indicar la autoría de ciertas palabras sin errores.
Al comienzo de cada reunión, se determina el orden en que se considerarán las preguntas, asegúrese de anotarlo palabra por palabra.
Si hubo una votación en la reunión, indique sus resultados (cuántas personas votaron "a favor" y cuántas votaron "en contra"). En el caso de que haya un pequeño número de los presentes en la reunión, tiene la oportunidad de marcar también los nombres y apellidos de todos los que votaron.
No se demorearchivar el protocolo en un segundo plano, porque durante este tiempo puede olvidarse de los detalles de la reunión.
Actas de negociación
Las negociaciones se diferencian de una reunión de negocios normal en que suelen discutir uno o un par de temas que juegan un papel importante para ambas partes. En este caso, el protocolo es una oportunidad para registrar todos los matices de la conversación y los requisitos de las partes. El tema en consideración no siempre se resuelve inmediatamente después de las primeras negociaciones, por lo que los directores u otros empleados necesitan tiempo e información completa sobre la reunión.
El protocolo de negociación se elabora según el mismo principio que cualquier documento comercial.
Es necesario indicar la fecha del hecho descrito, el número del documento y la versión completa del título. A esto le sigue una introducción, que necesariamente indica la lista de los presentes y los principales temas a discutir.
En la parte principal, la información suele dividirse en tres partes: “Escuchado”, “Hablado”, “Decidido”. En la versión completa del protocolo, las palabras de todos los oradores se citan textualmente. En algunos casos, también se emite un extracto del protocolo, duplicando una parte determinada del mismo.
