Los medios de comunicación son la forma más segura y rápida de difundir información. La única pregunta es cómo atraer la atención de los periodistas todopoderosos hacia la empresa, producto o servicio anunciado. Hay varias formas, entre las cuales es común un fenómeno como una gira de prensa. Este es uno de los trucos más efectivos que da buenos resultados.
Gira de prensa: vacaciones pagadas para un periodista
Muchas empresas organizan diversos tipos de eventos para los trabajadores de los medios de comunicación con fines promocionales. Una gira de prensa es un viaje organizado para periodistas, durante el cual se familiarizan con las características de la producción. Un elemento importante de tal evento es la presencia de una ocasión informativa, algo nuevo e inusual que pueda atraer la atención de los medios.
¿Quién paga todo esto?
Por lo general, este evento lo paga en su totalidad la empresa organizadora. A veces los editores reembolsan partegastos, por ejemplo, si cree que la participación en un viaje le proporcionará información útil. Una gira de prensa para periodistas es una buena oportunidad para ampliar sus horizontes profesionales, obtener información nueva e interesante, así como relajarse y charlar en un ambiente informal, hacer nuevos conocidos.
¿Por qué gastar dinero y pagarle a los periodistas las vacaciones?
Al organizar viajes de estudio para trabajadores de prensa, las empresas persiguen ciertos objetivos. Entre los principales objetivos de la gira de prensa se encuentran los siguientes:
- Publicidad de la empresa: para mostrar al público en general el trabajo de la empresa desde adentro. Esto permite no solo promocionar la empresa, sino también aumentar la confianza de los consumidores potenciales.
- Demostración de innovación: familiarice al público con las características de un nuevo producto o una tecnología mejorada.
- Respuesta de los medios: al final de la gira de prensa, los organizadores esperan con interés las publicaciones de los periodistas, en las que hablan sobre el nuevo producto y describen sus impresiones sobre el viaje. Por supuesto, estas críticas no siempre son positivas. Por eso, la organización de una gira de prensa para los medios debe abordarse con cuidado.
Tipos de promoción
La gira de prensa se puede dividir en los siguientes tipos:
- Días de puertas abiertas: generalmente organizados por empresas y empresas bastante cerradas. Pueden realizarse tanto con cierta frecuencia (por ejemplo, todos los años a la misma hora) como ligados a innovaciones específicas (nuevasequipo, personal, tecnología mejorada). Las jornadas de puertas abiertas duran uno o más días, todo depende del tamaño de la organización y del número de visitantes. Su estructura es básicamente la misma: en la primera parte, oficial, se informa a los invitados sobre las características de la empresa. La segunda parte es una visita guiada donde los visitantes pueden ver el trabajo y los logros especiales de la empresa con sus propios ojos.
- Visita de campo: este tipo de gira de prensa se organiza directamente para los periodistas. Para las nuevas empresas, esta es una gran oportunidad para darse a conocer en la prensa, para informar al público sobre su existencia.
- Viajar es quizás el tipo de gira de prensa más agradable para los periodistas. Muy a menudo, las empresas organizan caminatas de un día o más largas por agua o por tierra. Un ambiente relajado y emociones positivas establecen relaciones amistosas entre los organizadores y la prensa, lo que contribuye a críticas y reseñas positivas.
¿Quién organiza las giras de prensa?
La gira de prensa es principalmente un evento promocional. Aquí es muy importante tener en cuenta todos los matices y los detalles más pequeños, porque un pequeño descuido puede socavar significativamente la reputación de una organización. Por supuesto, algunas empresas asignan la responsabilidad de organizar una gira de prensa a sus empleados. Otros contratan especialistas en este campo: empleados de servicios de relaciones públicas. Su tarea no es solo organizar de manera competente una gira de prensa, sino también acompañar a los periodistas a lo largo de su duración.
Cómo hacerlogira de prensa exitosa?
Organizar una gira de prensa es un proceso lento que requiere una cuidadosa preparación preliminar. Cada detalle es importante aquí, todo debe estar claramente pensado de antemano, incluso las situaciones más imprevistas están previstas. Es necesario crear tales condiciones en las que los periodistas se sientan cómodos y libres, porque depende de sus impresiones si una reseña de una empresa será buena o mala. Es por eso que la tarea de los organizadores no es solo crear una impresión agradable de la empresa, sino también satisfacer las necesidades y deseos de los trabajadores de los medios. Todo esto debe tenerse en cuenta a la hora de planificar un evento.
Etapas de la organización de una gira de prensa
Son:
- Establecer tareas específicas para ser resueltas durante la gira de prensa.
- Seleccionar un determinado tipo de gira de prensa.
- Redacción correcta de la noticia.
- Preparación competente de un comunicado de prensa: un material que contiene toda la información sobre la empresa y sus actividades.
- Determinación del lugar del evento y su diseño. Si la gira de prensa se llevará a cabo en la empresa, debe cuidar la seguridad y la limpieza del equipo, así como el cumplimiento de diversas normas y reglamentos. El personal debe estar en un uniforme de trabajo limpio, debe estar preparado para posibles preguntas de los periodistas. En el caso de una conferencia, es necesario equipar la sala con todo lo necesario para una comunicación productiva entre los organizadores y la redacción.
- Elegir un alojamiento adecuado para periodistas: los huéspedes deben estar cómodoscondiciones, por lo que debe prestar mucha atención a la hora de reservar un hotel.
- Elegir el momento más favorable: se puede programar una gira de prensa para que coincida con las fechas de publicación de publicaciones clave.
- Diseñar el itinerario: no debe ser muy largo, de lo contrario, los invitados se cansarán. Es deseable agregar más entretenimiento a los periodistas de interés. También es necesario tener en cuenta todas las cuestiones organizativas. Si se supone que los invitados se moverán de forma independiente, las paradas deben estar marcadas con ciertos letreros. Si se organiza una excursión, debe pensar en el transporte y el tiempo de recogida, así como elegir un guía profesional.
- Cree una lista de invitados: todos los invitados reciben invitaciones oficiales, que deben enviarse con anticipación. Incluso si el evento está abierto a todos, los trabajadores de los medios deben ser notificados por separado. Por ciertas razones, no todos los invitados podrán participar en la gira de prensa, pero pueden mostrar interés. En este caso, debe enviar todos los documentos relacionados por correo.
- Preparación de los materiales necesarios: diseño creativo del programa de la gira de prensa, varios folletos sobre las actividades de la empresa, incluido un comunicado de prensa, etc.
- Selección de un moderador calificado: su tarea es realizar conferencias y representar a la empresa. Es él quien informa a los periodistas sobre las innovaciones que sirvieron como ocasión informativa para la gira de prensa.
- Preparación de souvenirs y regalos temáticospara los periodistas: una especie de bonificación adicional al final, que eleva el estado de ánimo y la le altad de los invitados.
Algunas reglas importantes
Durante el evento de relaciones públicas, los invitados deben estar cómodos y sin preocupaciones. Deben sentir que en cualquier momento serán ayudados y resolverán todas sus dudas y problemas. Periodistas: los invitados son muy exigentes y prestan mucha atención hasta al más mínimo detalle. Por eso vale la pena observar una serie de reglas simples pero muy importantes:
- No escatimes en alimentos, bebidas, transporte y hoteles. La gira de prensa está dirigida a los periodistas, por lo que se les debe dar una bienvenida decente.
- Las condiciones de alojamiento de los organizadores en ningún caso deben ser mejores que las de los invitados; esto se notará de inmediato y, muy posiblemente, se reflejará en las reseñas.
- Es mejor tener cerca a los representantes de la prensa y de la empresa. Así tendrán más oportunidades de comunicarse en un ambiente informal y relajado, generar confianza y obtener más información.
- Se recomienda dividir a los invitados en grupos pequeños si hay demasiados. Cada uno debe ir acompañado de una escolta que ayudará a sus miembros. Esto hará que sea mucho más fácil ponerse en contacto con los periodistas.
De la teoría a la práctica
¿Cómo funciona la gira de prensa en la práctica? ¿Cómo se implementa exactamente la tarea principal del evento: la difusión de información sobre el fabricante a través de publicaciones en los medios? Estas preguntas se pueden ver claramente enuno de los aspectos más destacados de la gira de prensa.
Gran barco con grandes ventas
En el verano de 1997, un pequeño grupo de periodistas fueron invitados a almorzar y recorrer el crucero Grand Princess, que estaba a punto de ser botado oficialmente. Después de visitar el barco, aparecieron reseñas y reseñas sobre él en varias publicaciones, así como en la televisión.
El primer viaje tuvo lugar en mayo de 1998 y se invitó solemnemente a unos cuarenta periodistas. Después de eso, los medios literalmente gritaron sobre el grandioso barco y el maravilloso paseo en él. Un poco más tarde, muchas celebridades visitaron el transatlántico. Se publicaron entrevistas con ellos en la prensa, en las que compartían con el público sus impresiones sobre el barco (por supuesto, positivas). La ceremonia de lanzamiento del Grand Princess se transmitió por Internet a una gran audiencia en línea.
Como resultado de todos estos largos y elaborados trucos publicitarios, las entradas para el primer crucero se agotaron por completo tres meses antes de la salida. La compañía incluso tuvo que reservar barcos adicionales cuando la popularidad del crucero se disparó.
Grand Princess se ha convertido en uno de los cruceros más famosos y populares de la historia. Todo esto es un mérito no solo de la tripulación del buque, sino también de la competente difusión de información al respecto.
